Plantilla de factura en Excel o programa de facturación: cuál te conviene
Una plantilla de factura en Excel o Word vale si emites pocas facturas y lleva todos los datos que exige el Reglamento de facturación. Cuando facturas a menudo, quieres controlar los cobros o tu domicilio fiscal está en Gipuzkoa o Bizkaia (allí TicketBAI exige un programa), un programa de facturación te quita trabajo y errores. Ninded tiene un plan Gratuito con 10 facturas al mes, sin tarjeta.
Redacción: equipo de Ninded (Ninded Labs S.L.U.). Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico.
Plan Gratuito: 10 facturas al mes, sin tarjeta.
¿Qué datos debe llevar una factura, también en Excel?
- Número y, en su caso, serie (correlativos)
- Fecha de expedición
- Tus datos: nombre o razón social, NIF y dirección
- Los de tu cliente
- Descripción de lo que facturas
- Base imponible
- Tipo de IVA y su importe
- El total
Si no llevas IVA (exento, inversión del sujeto pasivo…), la factura debe decir por qué. Fuente: Reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012 (BOE). Da igual que la hagas en Excel, en Word o en un programa: los datos son los mismos.
¿Puedo seguir facturando con Excel cuando llegue VeriFactu?
Depende de lo que haga tu hoja. Según las preguntas frecuentes de la AEAT, el Reglamento (Real Decreto 1007/2023) no afecta a una hoja de cálculo o a un procesador de texto que solo se usa para introducir los datos, expedir e imprimir las facturas o conservarlas. Si la hoja procesa esos datos para generar, por ejemplo, el libro registro de facturas expedidas con una macro, se considera sistema informático de facturación y debe cumplirlo. Lo explicamos con ejemplos en VeriFactu para autónomos.
Fechas vigentes de VeriFactu: 1 de enero de 2027 (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) y 1 de julio de 2027 (el resto, autónomos incluidos); hasta entonces, enviar los registros a la AEAT es voluntario. Un aplazamiento solo contará cuando se publique en el BOE. Ver detalle
¿Y si mi domicilio fiscal está en Gipuzkoa o Bizkaia?
Allí rige TicketBAI: cada factura tiene que generarla, firmarla, encadenarla y enviarla un programa de facturación, así que una plantilla no sirve. Qué necesitas y lo que cuesta, en TicketBAI para autónomos: qué necesitas y cuánto cuesta.
Plantilla o programa: qué cambia en el día a día
| Tarea | Con una plantilla | Con Ninded |
|---|---|---|
| Numerar las facturas | A mano: hay que vigilar que no haya saltos ni repetidos | Numeración por serie |
| Datos del cliente | Copiar y pegar en cada factura | Se guardan una vez; el NIF se valida al guardar el cliente |
| Enviar la factura | Exportar a PDF y adjuntarlo en un correo | Enviar por email desde la propia factura, con el PDF |
| Saber quién te debe | Otra hoja aparte | «Registrar cobro» en cada factura |
| Corregir una factura emitida | Hacer la rectificativa a mano | «Nueva Rectificativa», que identifica la factura original |
| VeriFactu o TicketBAI | Una plantilla no genera los registros | Incluido en todos los planes de Ninded |
¿Cómo paso de Excel a un programa?
- Crea la cuenta con el plan Gratuito y completa los datos de tu empresa.
- Importa clientes y productos desde tu Excel o un CSV en Configuración → Datos. Los pasos y los errores típicos, en la guía para migrar desde Excel.
- Haz la primera factura. Si quieres repasarla antes, guárdala como borrador. Desde el móvil, en cómo hacer una factura desde el móvil.
Deja la plantilla cuando te convenga
Lo que incluye el plan Gratuito, en programa de facturación gratis; y si facturas como autónomo, el resto en programa de facturación para autónomos.
Plan Gratuito: 10 facturas al mes, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Es legal hacer las facturas con una plantilla de Excel?
Sí, si la factura lleva los datos del Reglamento de facturación. Con VeriFactu, según la AEAT, una hoja que solo sirve para introducir los datos, expedir e imprimir las facturas o guardarlas no está afectada; si procesa esos datos para generar, por ejemplo, el libro registro con una macro, se considera sistema informático de facturación. En Gipuzkoa y Bizkaia cada factura tiene que salir de un programa TicketBAI.
¿Cómo tiene que ser la numeración de las facturas?
Correlativa dentro de cada serie. Las facturas rectificativas van en una serie propia.
¿Hay un programa de facturación gratis?
Ninded tiene un plan Gratuito con hasta 10 facturas al mes, 1 usuario y sin tarjeta.
¿Puedo pasar mis clientes de Excel al programa?
Sí. En Ninded, en Configuración → Datos eliges el tipo de dato, subes el archivo CSV o Excel, revisas a qué campo va cada columna y confirmas.
Fuentes oficiales: Real Decreto 1619/2012 (BOE) · Real Decreto 1007/2023 (BOE). Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico.