Digitalizar facturas con IA: escáner OCR que comprueba el NIF y que los importes cuadren
Sube la foto o el PDF de una factura recibida (de compra) o de un ticket y el escáner de Ninded lee el proveedor, el NIF, la fecha y los importes, los comprueba con reglas fijas y te los deja listos para confirmar y contabilizar. Aquí te enseñamos cómo funciona, qué comprueba, qué hemos medido y dónde todavía no llega.
Somos Ninded, así que somos parte interesada. Lo que decimos de nuestro producto sale del código y de pruebas documentadas, con su alcance y su fecha; lo que decimos de otros productos sale de sus webs oficiales, con la fecha de consulta. No hay puntuaciones ni opiniones de usuarios.
· Redacción: equipo de Ninded (Ninded Labs S.L.U.). Datos de otros productos consultados el 10 de octubre de 2026 (algunos datos, el 9 de octubre de 2026).
En 30 segundos
- Subes una factura o un ticket (PDF, JPG, PNG o WebP, hasta 10 MB) desde Compras > Escáner, o haces la foto con la cámara del móvil desde el navegador.
- Un modelo de IA de Google (Gemini) lee el proveedor, su NIF, el número de factura, la fecha, la base imponible, el IVA y el total, y propone una cuenta de gasto.
- Ninded no se fía del modelo: comprueba el dígito de control del NIF o CIF (o el formato del NIF-IVA europeo), que base más IVA sea igual al total y que el IVA corresponda al tipo. Lo que no cuadra se avisa y baja la confianza.
- Tú revisas y confirmas. El gasto queda como borrador y, cuando un administrador o responsable lo aprueba, genera su asiento en el diario de compras.
- Está en todos los planes, también en el Gratuito, con una cuota mensual de escaneos: 10 (Gratuito), 100 (Starter), 500 (Pro) y 1.500 (Enterprise).
- Lo medido, con su alcance: en 20 facturas y tickets reales (9 de octubre de 2026), ninguna de las 20 lecturas presentó descuadres de importes y el NIF se leyó y validó en 16. No es una tasa de acierto general; el detalle está más abajo.
Cómo funciona, paso a paso
Esto es lo que hace el escáner hoy, tal como está construido, desde que subes el documento hasta que queda contabilizado.
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Subes el documento
En Compras > Escáner subes el documento con el botón «Subir archivo» o haces la foto con «Usar cámara». Para guardar el gasto, el fichero debe ser PDF, PNG, JPG o WebP y pesar como máximo 10 MB. Desde el móvil funciona en el navegador: Ninded no tiene app móvil nativa.
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Un modelo de IA lee el documento
El documento se envía al servicio de IA de Google (Gemini) con una instrucción estricta: el proveedor es quien emite la factura, nunca el cliente; el NIF se copia tal como está impreso y, si aparece cortado o ilegible, se devuelve vacío en lugar de completarlo de memoria; los importes se copian sin deducir ninguno; y, si hay varios tipos de IVA, se suman las bases y las cuotas impresas. Puedes ver qué proveedores participan en el tratamiento de datos en la política de privacidad.
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Ninded comprueba lo que ha leído
Una IA puede devolver datos con buena pinta y equivocados. Por eso Ninded aplica reglas fijas sobre el resultado: dígito de control del NIF o CIF, formato del NIF-IVA europeo, cuadre de base más IVA con el total y coherencia del IVA con su tipo. La tabla de la siguiente sección las detalla una a una.
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Segunda lectura automática si los importes no cuadran
Si base, IVA, tipo y total no son coherentes entre sí, lo habitual es un error de lectura y no de la factura. Ninded vuelve a pedir la lectura del mismo documento indicándole qué no cuadró y conserva la que mejor cuadra. Esa segunda lectura no se descuenta de tu cuota de escaneos.
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Revisas y corriges
La pantalla te muestra los campos editables, la confianza en porcentaje, los avisos en rojo y una cuenta de gasto sugerida entre cinco (600, 602, 628, 629 y 623). Si el proveedor es de otro país, Ninded deduce si la operación es nacional, intracomunitaria o de fuera de la UE, y puedes corregirlo.
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Guardas el gasto como borrador
Al guardar, el gasto queda como borrador de compras junto con el documento original. Un administrador o responsable lo abre, puede retocarlo y elige si ya está pagado o pendiente de pago.
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Se aprueba y se contabiliza
Al aprobarlo se crea el gasto y su asiento en el diario de compras: la cuenta de gasto, el IVA soportado (472) y el banco (572), o proveedores (400) o acreedores (410) si queda pendiente de pago. Aprobar dos veces el mismo borrador no duplica nada.
Qué comprueba Ninded antes de que confirmes
Leer un documento es la parte fácil; lo importante es comprobar lo leído. Estas son las comprobaciones: reglas deterministas, no otra IA, y están en el código de la aplicación.
| Comprobación | Qué hace exactamente | Qué pasa si falla |
|---|---|---|
| NIF o CIF español | Comprueba la forma y el dígito de control real del DNI, el NIE o el CIF del proveedor. | Aviso «NIF/CIF del proveedor no válido» y la confianza no pasa del 40 %. |
| NIF-IVA de la UE | Comprueba que el formato corresponde al país del proveedor. Solo el formato: no consulta VIES ni comprueba que el número exista. | Aviso de formato y la confianza no pasa del 60 %. |
| Proveedor de fuera de la UE | No hay un algoritmo contra el que validar su identificador, así que no se valida. | Sin aviso: la revisión es tuya. |
| NIF que no se lee | Si el identificador no se ve entero en el documento, se deja vacío en vez de inventarlo. | Aviso «No se ha podido leer el NIF/CIF del proveedor» y la confianza no pasa del 50 %. |
| Base más IVA igual al total | Suma la base imponible y el IVA y la compara con el total, con una tolerancia de 2 céntimos. | Aviso de descuadre, la confianza no pasa del 40 % y se pide una segunda lectura. |
| IVA coherente con su tipo | Comprueba que el IVA es el tipo indicado aplicado a la base, con una tolerancia de 5 céntimos por el redondeo línea a línea. | Aviso, la confianza no pasa del 50 % y se pide una segunda lectura. |
| Total válido | El total debe existir y ser mayor que cero. | La confianza no pasa del 20 %. |
| Tu propia empresa como proveedor | Si el NIF o el nombre leído como proveedor son los de tu empresa (la IA ha confundido cliente y proveedor), lo marca. | Aviso y la confianza no pasa del 20 %. |
Ninguna de estas comprobaciones bloquea el guardado: te avisan y decides tú.
Un ejemplo resuelto: la misma factura leída bien y leída mal
Ejemplo ilustrativo: una factura de Suministros Ejemplo, S.L. leída de dos formas
Datos ficticios: no es un cliente real ni un documento real, y cualquier coincidencia con una empresa existente es casual.
El proveedor ficticio tiene un NIF inventado pero con el dígito de control correcto (B12345674). La primera columna es una lectura correcta; la segunda, la misma factura con dos errores de lectura: el último dígito del NIF y dos cifras del IVA intercambiadas.
| Campo | Lectura correcta | Lectura con errores |
|---|---|---|
| Proveedor | Suministros Ejemplo, S.L. | Suministros Ejemplo, S.L. |
| NIF | B12345674 | B12345675 |
| Número y fecha | 2026-0457 · 18 de septiembre de 2026 | 2026-0457 · 18 de septiembre de 2026 |
| Base imponible | 412,40 € | 412,40 € |
| IVA (21 %) | 86,60 € | 68,60 € |
| Total | 499,00 € | 499,00 € |
| Aviso del NIF | Ninguno: el dígito de control esperado es D o 4 y coincide. | «NIF/CIF del proveedor no válido: El CIF no es válido. Dígito de control esperado: D o 4». |
| Aviso de importes | Ninguno: 412,40 + 86,60 = 499,00 y el 21 % de 412,40 es 86,60. | «La base imponible (412,40 €) + IVA (68,60 €) no coincide con el total (499,00 €)» y «El IVA (68,60 €) no corresponde al 21% de la base imponible». |
| Qué hace Ninded | Propone el gasto con la cuenta 629 (Otros servicios) y espera tu confirmación. | Baja la confianza a un máximo del 40 %, enseña los avisos en rojo y pide una segunda lectura automática. Si esa lectura sale bien, la usa; si no, corriges tú. |
Si aprobaras la lectura correcta como pagada, el asiento sería: Debe 629 Otros servicios 412,40 €; Debe 472 IVA soportado 86,60 €; Haber 572 Bancos 499,00 €. Si lo marcas como pendiente de pago, el Haber va a 410 Acreedores por prestaciones de servicios. Los avisos de este ejemplo se han comprobado pasando estos datos por el mismo código de validación que usa la aplicación.
Proveedores de otros países y compras intracomunitarias
Cuando el proveedor es de otro país de la UE y la factura no lleva IVA, no es una factura «sin IVA» cualquiera: el comprador español suele tener que autoliquidarlo. El escáner lee el país del proveedor, y Ninded propone el tipo de operación (nacional, adquisición intracomunitaria de bienes o de servicios, o servicios de fuera de la UE). Al aprobar el gasto, la compra se registra con el IVA autoliquidado, por defecto al 21 % y editable, y el asiento recoge a la vez el IVA soportado y el repercutido.
La clasificación es automática y puedes cambiarla; cómo se declara en tu caso concreto es una consulta para tu asesor. Este flujo se ha probado de punta a punta con facturas reales y con el servicio real de IA en un entorno de pruebas.
Qué hemos medido (y qué no)
El 9 de octubre de 2026 pasamos por el escáner 20 facturas y tickets reales (10 PDF y 10 fotos: telecomunicaciones, publicidad online, software, suministro de agua, gasolineras, bricolaje, parkings y un hotel). Ninguno se ha generado ni inventado, y se usaron el mismo texto de instrucciones y la misma validación que la aplicación.
| Qué se midió | Resultado | Alcance |
|---|---|---|
| Lecturas sin descuadre de importes (base más IVA igual al total, cuando el documento muestra el desglose) | 20 de 20 (el 100 %) | Según la validación de la aplicación, con el modelo que usa el escáner. Un ticket sin desglose de IVA no se puede comprobar así. Solo vale para estos 20 documentos. |
| NIF del proveedor leído y válido | 16 de 20 (80 %) | En los 4 restantes (2 gasolineras, 1 parking y 1 hotel) el NIF no se leyó con ninguno de los modelos probados; la aplicación los marca para revisión manual. |
| Tiempo de la lectura | En segundos | Orden de magnitud: no es una métrica medida en producción y no incluye la subida del fichero. |
Lo que esta medición no dice, para que no la leas como otra cosa. No es una tasa de acierto: los 20 documentos son los mismos con los que se afinó el escáner y casi todos son españoles, y con 20 no se puede medir una tasa de errores del 1 % o del 2 %. Que los importes cuadren tampoco prueba que cada campo esté bien leído: un modelo puede tomar al cliente por el proveedor con un DNI válido, y ni el NIF ni la aritmética lo detectarían. Por eso existen el aviso de tu propia empresa y, sobre todo, tu revisión antes de guardar. La propia medición recomienda ampliar la muestra a 50 o 100 documentos nuevos (tickets térmicos, fotos torcidas, proveedores extranjeros, facturas con retención) antes de sacar conclusiones más finas.
Estado de las pruebas: el escáner está probado de punta a punta con el servicio real de IA, no con respuestas simuladas, en un entorno de pruebas. Queda pendiente por nuestra parte comprobar un escaneo en el entorno de producción tras reponer el saldo de la cuenta del servicio de IA.
Qué no hace todavía
- No consulta VIES ni comprueba que un NIF-IVA europeo exista: solo valida su formato. Los identificadores de fuera de la UE no se validan.
- No detecta el recargo de equivalencia: si el proveedor lo repercute, lo introduces a mano.
- En facturas con retención de IRPF o con recargo de equivalencia, el total impreso no es base más IVA, y el aviso de descuadre puede saltar aunque la lectura sea correcta. Revisa el aviso antes de dar el dato por malo.
- La cuenta de gasto sugerida es una de cinco (600, 602, 628, 629 y 623): cualquier otra se elige a mano. Qué cuenta corresponde a cada gasto es una decisión contable que conviene acordar con tu asesoría.
- No hay app móvil nativa: desde el móvil se usa la cámara del navegador.
- Si el servicio de IA no responde, la pantalla te lo dice y puedes introducir los datos a mano; ese intento no consume escaneos.
Límites del escáner por plan
El escáner está en todos los planes, también en el Gratuito. Cambia la cuota mensual de escaneos, que se lee de la configuración real de los planes.
| Plan | Escaneos de documentos al mes |
|---|---|
| Gratuito | 10 escaneos al mes |
| Starter | 100 escaneos al mes |
| Pro | 500 escaneos al mes |
| Enterprise | 1.500 escaneos al mes |
Cuando llegas al límite, la pantalla avisa de que has alcanzado el máximo de escaneos de tu plan este mes y el formulario sigue disponible para introducir el gasto a mano. El contador es mensual. Los precios y el resto de límites de cada plan están en la página de precios, y si quieres empezar sin pagar, el plan Gratuito incluye el escáner con su cuota.
Comparación de hechos con otros productos
Si tu prioridad es no contar escaneos, Holded y FacturaDirecta publican justo eso en sus planes de pago, y en ese punto el planteamiento de Ninded (una cuota mensual por plan) no es el más holgado. Quipu y Billin ponen topes por plan, como Ninded. Esta tabla recoge lo que cada producto publica en su web oficial, con la fecha en que lo consultamos.
| Producto | Escáner de documentos según su web | Consultado el |
|---|---|---|
| Holded | «Escáner ilimitado» incluido en todos los planes, según su página del escáner | 10 de octubre de 2026 |
| FacturaDirecta | Escaneos de IA ilimitados en los planes de pago; 50 escaneos «para probar» en el plan Gratis | 9 de octubre de 2026 |
| Quipu | 30, 250 y 350 escaneos al mes según el plan; paquete extra de 50 por 10 € | 10 de octubre de 2026 |
| TS Facturas (antes Billin) | Digitalización automática de 5, 50 y 250 documentos al mes según el plan | 10 de octubre de 2026 |
| Sage | Sage Active usa IA para procesar facturas y recibos de compra; no publica un límite de escaneos, sino de facturas | 10 de octubre de 2026 |
| Contasimple | OCR como complemento de pago; la página de precios no publica su precio ni el número de lecturas | 10 de octubre de 2026 |
| Odoo | Servicio de pago por documento (200 créditos gratis) | 9 de octubre de 2026 |
Según la web oficial de Holded consultada el 10 de octubre de 2026; los precios pueden haber cambiado: consulta la web oficial. Fuente: Holded: escáner ilimitado.
Según la web oficial de FacturaDirecta consultada el 9 de octubre de 2026; los precios pueden haber cambiado: consulta la web oficial. Fuente: FacturaDirecta: precios.
Según la web oficial de Quipu consultada el 10 de octubre de 2026; los precios pueden haber cambiado: consulta la web oficial. Fuente: Quipu: plan de precios.
Según la web oficial de TS Facturas (antes Billin) consultada el 10 de octubre de 2026; los precios pueden haber cambiado: consulta la web oficial. Fuente: TS Facturas (Billin): precios.
Según la web oficial de Sage consultada el 10 de octubre de 2026; los precios pueden haber cambiado: consulta la web oficial. Fuente: Sage Active.
Según la web oficial de Contasimple consultada el 10 de octubre de 2026; los precios pueden haber cambiado: consulta la web oficial. Fuente: Contasimple: precios.
Según la web oficial de Odoo consultada el 9 de octubre de 2026; los precios pueden haber cambiado: consulta la web oficial. Fuente: Odoo: digitalización de documentos (servicio IAP).
La cuota es solo una parte. Lo que conviene pedir a cualquier producto es qué comprueba después de leer el documento (NIF, cuadre de importes, tipo de IVA), qué te avisa y si te deja revisar antes de contabilizar: en Ninded lo hemos puesto arriba, con un ejemplo que puedes contrastar. Para comparar precios y planes completos, consulta los precios de Holded y la comparativa de software de facturación.
Cuándo puede encajarte otro producto y cuándo Ninded
Cuándo puede encajarte otro producto
- Escaneas cientos de documentos al mes y no quieres vigilar un contador: mira los que publican escaneos sin tope en sus planes de pago.
- Necesitas validar identificadores de fuera de la UE o consultar VIES.
- Quieres una app móvil nativa en lugar de la cámara del navegador.
Cuándo puede encajarte Ninded
- Quieres ver por qué un documento no cuadra, con el aviso concreto, antes de contabilizarlo.
- Quieres que el gasto aprobado pase a asiento contable en el mismo producto, también cuando el proveedor es de la UE.
- Quieres empezar con un plan gratuito que incluye 10 escaneos al mes y subir de plan solo si los necesitas.
Preguntas frecuentes sobre digitalizar facturas con IA
¿Cómo digitalizar facturas con IA en Ninded?
Entra en Compras > Escáner, sube el PDF o la foto de la factura (o usa la cámara del móvil desde el navegador) y espera unos segundos. Ninded rellena proveedor, NIF, número, fecha, base imponible, IVA y total, te avisa de lo que no cuadra y tú revisas y guardas. Al aprobar el borrador se crea el gasto y su asiento en el diario de compras.
¿Qué diferencia hay entre un OCR y un escáner con IA?
Un OCR clásico convierte la imagen en texto y deja a otro programa la tarea de decidir qué es cada cosa. El escáner de Ninded envía el documento a un modelo de IA (Gemini, de Google) que devuelve directamente los campos (proveedor, NIF, importes) y después Ninded aplica sus propias comprobaciones sobre ese resultado. La IA puede equivocarse, y por eso esas comprobaciones y tu revisión forman parte del proceso.
¿Puedo escanear facturas para contabilizar?
Sí. Los gastos escaneados se guardan como borrador y, cuando un administrador o responsable los aprueba, generan su asiento en el diario de compras: gasto, IVA soportado y banco, o proveedores si queda pendiente de pago. Si el proveedor es de otro país de la UE y no repercute IVA, el gasto se registra con el IVA autoliquidado. Ninded no contabiliza nada sin que lo apruebes.
¿Se puede pasar el OCR de facturas a Excel?
El escáner no genera un Excel con los datos que lee. Una vez aprobado el gasto, tienes dos salidas: el Libro Diario se exporta a Excel y a PDF, y la lista de Compras > Gastos (facturas y gastos pendientes de pago) se exporta a CSV o a Excel con vencimiento, descripción, proveedor, importe y estado. Ninguna de las dos es un volcado de los campos que lee el escáner (como el NIF del proveedor).
¿Cuántos escaneos incluye cada plan?
Gratuito: 10 escaneos de documentos al mes; Starter: 100; Pro: 500; Enterprise: 1.500. El escáner está en todos los planes, también en el Gratuito. Un documento procesado cuenta como un escaneo; la segunda lectura automática y los intentos en los que el servicio de IA no responde no consumen cuota.
¿Qué precisión tiene el escáner de facturas?
Lo que hemos medido: en 20 facturas y tickets reales (9 de octubre de 2026), ninguna de las 20 lecturas presentó descuadres de importes (base más IVA igual al total, cuando el documento muestra el desglose) y el NIF del proveedor se leyó y validó en 16; en los otros 4 no se leyó con ningún modelo probado. No es una tasa de acierto general: la muestra es pequeña y casi toda española. Por eso el escáner te enseña los avisos y no contabiliza hasta que apruebas.
¿Hay una app para gastos de empresa?
Ninded funciona en el navegador y no tiene app móvil nativa. Desde el móvil abres la página del escáner, pulsas «Usar cámara» y fotografías el ticket o la factura; el resto del proceso es el mismo. Para controlar los gastos de la empresa cuentas con la lista de gastos, los borradores pendientes de aprobar y el asiento de cada compra.
¿Qué pasa si el escáner lee mal el NIF o un importe?
Lo ves antes de guardar: un NIF con el dígito de control incorrecto o unos importes que no cuadran aparecen como aviso en rojo y la confianza baja. Si los importes no cuadran, Ninded intenta una segunda lectura automática. Si aun así está mal, corriges el campo a mano. Los identificadores de proveedores de fuera de la UE no se validan, así que ahí la revisión es tuya.
Prueba el escáner con tus propias facturas
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