Control de horas por obra: qué horas, de quién y cuánto cuestan
Cierras una reforma y te preguntas si ganaste dinero. Los materiales los tienes en las facturas; las horas, no. Si cada fichaje lleva la obra, esa pregunta tiene respuesta. Así se hace.
Redacción: equipo de Ninded (Ninded Labs S.L.U.). Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico.
El problema: horas sin dueño
Dos oficiales en un cuadro comunitario por la mañana y en una avería por la tarde. Si las horas van a un saco común, cada obra parece más barata o más cara de lo que fue. Lo que necesitas es que cada hora tenga obra, y que cada hora tenga precio.
Antes de empezar: dos ajustes
- Activa el módulo de obras. En Configuración › Empresa, la tarjeta «Módulo de Obras y Construcción» (la activa un administrador de la empresa). Sin él no aparecen el selector de obra ni las pestañas «Económico» y «Horas».
- Pon el coste por hora de cada empleado en RRHH › Empleados: «Coste por hora (€)». Si no lo escribes, Ninded usa una estimación a partir del salario bruto anual (salario bruto anual × 1,32 ÷ horas × 47 semanas). Cada fichaje guarda el coste de ese momento: cambiarlo después no altera lo ya fichado.
Crea la obra con sus partidas
En Proyectos pulsa «Nuevo Proyecto». Si partes de un presupuesto firmado o aceptado, en Ventas › Presupuestos tienes «Crear obra»: se crean las partidas del presupuesto con su coste previsto, y tú pones el margen objetivo.
Ficha eligiendo la obra
En RRHH › Fichajes, antes de «Fichar Entrada» eliges la obra y, si quieres, la partida. Con el turno abierto, el selector sigue ahí: si a media mañana pasas de una obra a otra, lo cambias y queda guardado. Después, «Fichar Salida».
Quien tiene su propio usuario ficha el suyo; un gerente o un administrador puede fichar por cualquier empleado.
Mira las horas de la obra
Abre la obra en Proyectos y entra en la pestaña «Horas». Verás, por persona y por partida: origen (Fichaje o Tiempo de tarea), horas y coste. Se puede exportar. Si un fichaje no tiene coste por hora, Ninded te avisa con un mensaje del tipo «h sin coste por hora guardado (cuentan 0 €)» y te manda escribirlo en la ficha del empleado para los próximos fichajes.
Si alguien registra tiempo de tarea y además ficha el mismo día en la misma obra, esas horas no se cuentan dos veces.
Cuadra con el coste real
La pestaña «Económico» compara «Previsto de coste» con «Real». El real suma los gastos, los albaranes, las horas y los partes de campo imputados a la obra. Verás «Previsión a fin de obra», «Margen real a hoy» y un semáforo: «En previsión», «Atención» o «Desviada».
Un parte de campo se imputa a una obra al editar el servicio («Obra y partida»). Un gasto escaneado, desde su borrador. Los partes de campo, en partes de trabajo con el móvil.
El registro de jornada, por obra
En RRHH › Fichajes, la tarjeta «Informe de Registro Horario»: eliges fechas y, si quieres, una obra («Todas las obras» para ver todo) y lo exportas en CSV o en PDF. El CSV incluye la columna Obra.
Qué plan lo incluye
- «Empleados y control horario» y «Proyectos y tareas» están desde el plan Pro. El plan Pro incluye 5 usuarios; el plan Enterprise, 15.
- El módulo de obras se activa en Configuración › Empresa.
- Cuando toca cobrar, si la obra viene de un presupuesto, «Certificar este mes» calcula el avance de cada partida y prepara la factura para que la revises antes de emitirla, con la retención de garantía.
Horas y coste de cada obra, en Ninded
Si además mandas técnicos a domicilio, tienes el recorrido en software para técnicos de campo. Y si quieres ver el resto de módulos, está el ERP para pymes. Para ver qué incluye cada plan, consulta los planes.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que activar algo?
Sí: el módulo de obras, en Configuración › Empresa. Fichajes y Proyectos son del plan Pro.
¿Y si tengo más empleados que usuarios?
El responsable ficha por ellos en RRHH › Fichajes.
¿Puedo cambiar de obra con el turno empezado?
Sí. El selector de obra sigue activo mientras el turno está abierto.
¿Qué pasa si un empleado no tiene coste por hora?
Ninded usa una estimación a partir de su salario bruto anual; si tampoco hay salario, avisa de las horas sin coste y esas horas cuentan 0 € hasta que escribas el coste por hora en su ficha.
Este artículo es información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Para tu caso concreto, consulta a tu asesor.